資料員入門必備：關(guān)于工程部資料歸檔、保管、移交、整理的那些事……

新手資料員上崗后除了日常的工作流程要掌握外，最重要也是最基本的技能就是做好資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管等工作了。

今天土木君和大家分享的干貨就是關(guān)于這部分的，盆友們耐心看，可能你要的答案就在里面。（篇幅有點長，需要的盆友們可先收藏起來）

工程檔案資料歸檔責任劃分
1、工程準備資料(包括開發(fā)報建、招投標資料等)由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔。
2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負責編制并歸檔。

工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責工程部形成的，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi)，其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料。

已委托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料，由委托監(jiān)理單位形成、編制、保管，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室，工程部資料員對監(jiān)理資料的形成進行監(jiān)督和檢查。 

3、工程施工資料主要由工程部監(jiān)督控制，施工單位進行具體編制、收集、整理，并在每項分部工程完成后，一個月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。
 
4、工程竣工驗收資料由工程部組織，施工單位進行驗收資料編制、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報送城建檔案館。
 
5、工程結(jié)算資料主要由施工單位及承包單位按照集團公司工程結(jié)算目錄進行收集整理，經(jīng)工程部審核，報工程主管領(lǐng)導審批，加蓋工程部公章，提交給預決算部，由預決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。
 
工程部資料員日常保管的資料
1、監(jiān)理規(guī)劃、細則及旁站方案：工程開工后，經(jīng)工程部負責人審核，報公司主管領(lǐng)導審批，加蓋監(jiān)理公司公章，10天內(nèi)交工程部資料室存檔。
2、工程開工報告及開工令：在工程開工3日內(nèi)，由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。
3、分包單位資質(zhì)報驗：分包單位進場10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復印件加蓋責任單位公章后，提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設(shè)單位、監(jiān)理單位、（主體）施工單位、設(shè)計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎(chǔ)施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。
4、監(jiān)理日志：原則上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應(yīng)于當天上交工程部資料室或監(jiān)理公司資料員歸檔。
5、監(jiān)理月報、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報表報工程部（或監(jiān)理單位項目）負責人審批后蓋章，向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔，資料員需檢查監(jiān)理月報是否規(guī)范及符合要求。工程完工后，由項目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié)，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報工程主管（或監(jiān)理單位）領(lǐng)導審批后蓋章，10天內(nèi)向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔。
6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復：施工單位來文，由工程部資料員統(tǒng)一接收，監(jiān)理工程師審查后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復下發(fā)給相關(guān)單位。同時工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關(guān)回復要合并一起存檔。
7、往來函件：由工程部資料員統(tǒng)一負責收發(fā)，公司內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開，分別編制序號后當天存檔。
8、旁站記錄：監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔。
9、單位工程坐標定位測量記錄：工程開工前1周內(nèi)上報資料室存檔，測量記錄必須有建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計等單位簽字并加蓋公章。
10、簽證、委托、進度申請：監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關(guān)制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經(jīng)工程部負責人簽字，報公司主管領(lǐng)導審批；進度申請經(jīng)工程部負責人審批，辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員第二天分發(fā)給相關(guān)部門及施工單位，同時工程部資料室存檔1份。
11、施工圖紙：由總工室直接下發(fā)給工程部資料員，再由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師。工程部資料室收到圖紙的當天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。
12、檢測報告、勘察報告：相關(guān)項目檢測完畢由相關(guān)單位在1個月內(nèi)交工程部資料員按照單位工程進行分類歸檔。
13、合同、施工許可證、規(guī)劃證等項目證照復印件：施工現(xiàn)場保存復印件備查，由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜，任何人不能隨意復印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門。
14、結(jié)算資料：施工單位報送的結(jié)算資料，經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過，項目經(jīng)理、工程部負責人、公司主管領(lǐng)導審批后，由相關(guān)單位給預決算部報一份，由工程部資料員給施工單位一份，同時，資料室存檔1份。
15、材料報驗：施工單位上報的材料報驗資料，監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報工程部負責人審批后蓋章，由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位，并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗報告不是原件的要加蓋材料商的公章，并注明原件存放處。
16、施工報驗資料（包括各種施工記錄）：施工單位上報的隱蔽驗收記錄、檢驗批驗收記錄等施工記錄，工程師在收到后3天內(nèi)簽字，經(jīng)工程部負責人在報驗資料臺帳上審批，報驗資料蓋章完畢后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位，并由工程部資料員按照單位工程進行分類存檔。
17、圖紙會審及設(shè)計變更：圖紙會審及設(shè)計變更要按照單位工程進行分類歸檔，設(shè)計院下發(fā)的設(shè)計變更要首先交給工程部資料員，由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師，下發(fā)的資料要相關(guān)人員簽收，簽收日期精確到時分。工程部資料室同時保留1份存檔。
18、施工組織設(shè)計及分部工程施工方案：施工單位上報的《施工組織設(shè)計》經(jīng)監(jiān)理公司審核同意后7天內(nèi)歸檔。
《施工組織設(shè)計》中的施工單位及監(jiān)理單位都必須加蓋公章，總監(jiān)要簽名并加蓋總監(jiān)注冊章?！熬幹迫恕焙汀皩徟恕钡葯趦?nèi)的簽字必須手簽，施工單位審批人必須是施工單位技術(shù)負責人。不對外報送的工程《施工組織設(shè)計》中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理項目章，但可不必加蓋公章，總監(jiān)也不必簽名，其它按上述要求辦理。 

工程部須移交檔案部門歸檔的資料
項目竣工后，工程部必須向當?shù)爻墙n案館移交竣工資料，并同時應(yīng)向監(jiān)察室移交除一套完整的竣工資料（包含工程準備階段、監(jiān)理資料、施工過程資料、竣工驗收資料及竣工圖）外，還需要將該項目工程建設(shè)過程性管理資料移交保管。具體移交內(nèi)容及對象如下：
 
工程部移交資料要求
1、歸檔工程文件組卷分類必須清楚，將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊，并按工程進度依次編制流水編號。
2、移交資料類別必須齊全，內(nèi)容完整。

3、歸檔的工程文件原則上為原件。沒有原件時，復印件要清晰，并注明原件存放位置。

4、歸檔文件應(yīng)字跡清楚、簽字蓋章手續(xù)完備。

5、工程資料統(tǒng)一采用A4紙規(guī)格，不符合標準的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達到A4幅面(297mm×210mm)規(guī)格，圖標欄露在外面。由政府及專業(yè)檢測機構(gòu)編制的裝訂成冊的文件材料（如勘察報告）除外。

6、工程資料盡量使用計算機打印（簽名和日期除外），不得使用涂改液修改；簽字和蓋章程序要完備，不得使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙等易褪色的書寫材料。

7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖，不能使用二底圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。

8、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章和設(shè)計出圖專用章?？⒐D的折疊方式要符合檔案館的要求?？⒐D章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。

竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標欄上方空白處。

9、凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當重新繪制竣工圖，并在圖標上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。

10、制作竣工圖只能以圖紙會審、設(shè)計變更、工程洽商單三種為修改依據(jù)。

工程部整理規(guī)范程序
（一）、資料的整理及排列

（1）整理方法
日常收集整理：按項目-單位工程進展先后所形成的資料類型裝盒，按《工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表》分類組卷。

 （▲工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表）

備注：對于單位工程的劃分，可以參照施工許可證或者根據(jù)現(xiàn)場實際情況劃分，比如高層，可能是幾棟樓組合在一起才是一個單位工程，對于別墅等資料較少的單體，可以按片區(qū)或者組團進行劃分。幾個項目共用并且無法分開的資料，可以組綜合卷。

移交時整理要求：
（1）清整、檢查各階段形成的資料，確保嚴格按照附件1分類組卷；
（2）督促各工程師清理個人手中資料，將應(yīng)歸檔的文件補充歸檔；
（3）粘貼案卷背脊：根據(jù)資料內(nèi)容編寫案卷題名及填寫相關(guān)內(nèi)容；
（4）將已裝盒的卷內(nèi)資料按件進行編流水號，頁號從“1”開始，用鉛筆書寫在文件右下角，雙面書寫的文件，背面在左下角書寫編號，折疊后的圖紙一律寫在右下角，并編制卷內(nèi)目錄。 
 
（2）整理步驟
組卷年度：同類型、同一盒中資料最晚形成的時間就是組卷時間。
組卷年度：同類型、同一盒中資料最晚形成的時間就是組卷時間。
根據(jù)工程進展順序清整已裝盒的資料，先按“單位工程-類型”的標準分類，然后分別按年度先后依次編順序號，如：2002、2003、2004……。

A、不同檔案盒或卷的排列方法：

同一個項目竣工工程、同一工程階段的資料，則以組卷年度先后從低年度到高年度依次編號排列，以此類推，案卷盒的排列如：2008、2009……。

B、同一盒或卷內(nèi)資料的排列方法：

同項目、同類型的資料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷內(nèi)的資料按形成年度先后從低年度到高年度依次編號排列。

例：某盒中有兩卷，即01、02，分別形成年度為2000、2001年，在盒中依次排列為2000、2001；又以某卷為例：某卷最早年度為1999，最晚年度為2001，卷內(nèi)文件依次排列為1999、2000、2001年，其組卷年度為2001年）。

按工程進展分類型、分專業(yè)逐一清查盒中內(nèi)容，按照類別進行組卷裝訂，不同類別的資料要分開裝訂，如工程開工令，同一個單位工程的則按照時間順序裝訂在一起組成一卷，即使資料再少，也不能將不同類型的資料裝訂成一卷。

不同內(nèi)容的案卷可以放在同一個檔案盒中，該盒案卷題名根據(jù)盒內(nèi)案卷的主要內(nèi)容綜合而成，比如一個檔案盒中包含工程開工令、工程延期報告兩卷資料，可以概括為：某某項目工程開工令、工程延期報告等資料。
當同一類文件數(shù)量較多，可以組成多卷時，這些案卷的題名相同，題名后面加上括號，括號內(nèi)以簡短文字概括本卷內(nèi)容。

（3）盒中每卷必須編制卷內(nèi)目錄與該卷一起裝訂，以便及時查閱相關(guān)卷內(nèi)內(nèi)容。

（4）填寫《檔案資料移交書》，向檔案部門正式辦理資料移交手續(xù)，并進行清點雙方簽字認可。

工程資料分類原則 
原則：按照各單位工程項目先分大類，再分小類。
1、根據(jù)工程項目的大小，預先分配一定數(shù)量或一片區(qū)域的鐵皮柜空間；

2、把預留的鐵皮柜分配到這個項目的每個單位工程，項目中的每個單位工程至少有一個鐵皮柜，根據(jù)工程進度及工程規(guī)模進行合理逐步增加鐵皮柜數(shù)量；
3、監(jiān)理文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業(yè)立卷；
施工文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業(yè)立卷；
竣工圖可按單位工程、子單位工程、專業(yè)立卷。
 

工程部移交資料流程 

注意事項 
1、工程部資料員必須集中管理本部門的工程資料，任何人不得擅自將工程技術(shù)資料保留在個人手中。工程師在收到資料后，必須在規(guī)定時間內(nèi)審批完畢，并及時向工程部資料室歸檔。
2、工程資料的分類要科學合理，原則上都要按照項目-單位工程進行分柜分類。工程部資料員收到資料后要及時歸檔編目，不得出現(xiàn)資料堆積的情況。

3、工程部資料室的檔案柜要隨用隨鎖，資料員離開電腦時要鎖屏，并定期更換密碼。

4、各種資料的收發(fā)臺帳要登記及時詳盡，重要資料的收發(fā)臺帳（比如設(shè)計變更、圖紙）要詳細登記到時分。

5、工程師向工程部資料室借閱資料要辦理登記相關(guān)手續(xù)，不得隨意翻閱工程部資料室的資料。借閱審批要嚴格，要有部門領(lǐng)導簽字并建立借閱臺帳。

6、總工室下發(fā)的聯(lián)系函件中涉及設(shè)計變更的要和其它設(shè)計變更的資料放在一起。

7、與外單位的聯(lián)系函，有未取走函件的要及時跟蹤并在臺帳中標記，以便日后利用。

8、給各部門的聯(lián)系函需要按照部門進行分類，主要有物業(yè)、總工室、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)察中心及工程技術(shù)部。

9、紙質(zhì)臺帳和電子臺帳要一一對應(yīng)。

10、檔案盒中不能出現(xiàn)夾帶其它不相關(guān)資料的現(xiàn)象。

11、工程資料中的工程名稱、規(guī)模、相關(guān)施工單位等信息要與施工許可證、規(guī)劃許可證及規(guī)劃驗收證一致。

12、工程資料中的簽字蓋章手續(xù)要完備，不得出現(xiàn)漏簽字漏蓋章的情況。

13、監(jiān)理日志的內(nèi)容要詳盡，如工程現(xiàn)狀、工程進度、存在問題及改進措施等，每項工程階段性完成后及時向工程部資料室歸檔，嚴禁在監(jiān)理日志上亂涂亂畫。

14、分包資質(zhì)要在分包單位進場10天內(nèi)交工程部資料室存檔，分包單位主要包括建設(shè)單位、監(jiān)理單位、主體施工單位、設(shè)計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎(chǔ)施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。